Quality on your terms

Skribentstöd

De flesta organisationer har någon form av regler för hur man ska skriva. Avsikten med reglerna är oftast att förenkla för läsaren genom att undvika svåra ord och formuleringar som man vet bör undvikas. Traditionellt har reglerna bara funnits som rekommendationer i skriven form – en lunta som skribenterna förväntas följa. I verkligheten är det ofta så att alla regler inte finns färska i minnet och därför heller inte följs. När man nyanställer skribenter eller tar in konsulter vid arbetstoppar tar det lång tid för de nya att lära sig regelverket.

Skrivregler

Genom att implementera skrivregler i ett skribentstödsverktyg går det att faktiskt se till att de används och hjälper skribenter. Inskolningstiden för nya skribenter förkortas avsevärt om många regler kan kontrolleras per automatik.

Alla typer av skrivregler går inte att implementera för automatisk kontroll, då de ibland kräver en förståelse av textens innehåll som bara en människa har. Men om datorer kan leta efter de skrivregler som går att implementera, slipper människor leta efter dessa och kan istället fokusera på de skrivregler som kräver mänsklig kompetens.

Rättstavning och grammatik

Rättstavningskontroll finns inbyggt i de flesta av dagens skribentmiljöer. I många skribentmiljöer finns även möjlighet att kontrollera den grammatiska riktigheten. Denna typ av kontroller är speciellt viktiga för skribenter som skriver på annat språk än sitt modersmål, till exempel svenskar som skriver på engelska.

Terminologi

På samma sätt kan avrådda termer som kontrolleras direkt i skribentmiljön faktiskt ersättas med föreslagna termer i texterna, istället för att termerna bara finns nedskrivna som referensmaterial i en pärm eller ett Excel-dokument.

Återanvändning av meningar

Datorer är bra på att lagra och till viss del jämföra strängar. Om en skribent skriver en mening som liknar något annat som redan har skrivits, så vore det ju smidigt om datorn gav den tidigare skrivna, färdiga meningen som förslag? Eller om skribenten bara kan välja att kopiera den färdiga meningen, utan att ens behöva börja skriva den på nytt? Därmed skulle skribenten spara tid på själva skrivandet. Man vet också förhoppningsvis att den färdiga meningen är korrekt skriven (redan granskad) och kanske till och med redan översatt!

Denna typ av system kallas ofta för ”Author Memory”. Vissa system för återanvändning av meningar kopplar upp sig mot översättningsminnen och använder texterna på källspråkssidan av ett sådant minne som förslag till skribenter. Här är det på sin plats med en varning – översättningsminnen har ofta en lång historik och har man inte kvalitetskontrollerat dess innehåll kan återanvändning av innehållet leda till att lågkvalitativa texter återanvänds. Genom att endast återanvända meningar som har kvalitetsgranskats når man högre kvalitet på återanvända texter.